Klant in beeld #22: Gemeente Amersfoort

Het TINS narrowcasting systeem is al jaren dé interne boodschapper binnen de muren van het stadskantoor en aanverwante gebouwen die behoren tot de gemeentelijke organisatie van de stad Amersfoort. Op diverse strategische locaties zijn professionele monitoren geplaatst waar, op dagbasis, het laatste interne nieuws op te zien is. De afgelopen periode is het narrowcastingsysteem verder uitgerold binnen het stadskantoor. Zo worden vanaf heden ook bezoekers in de publiekeruimtes geinformeerd via moderne beeldschermen. Collega Hermie ging in gesprek met Tessa van Asperen (communicatie adviseur a.i.) om te vragen naar haar bevindingen de afgelopen jaren.

Jullie maken alweer 4 jaar gebruik van het TINS-narrowcastingsysteem. Hoe bevalt dit tot nu toe?
Heel goed! We hebben recent intern een enquete gehouden onder de medewerkers om te kijken hoe goed de narrowcastingschermen worden bekeken en of we daar dingen op moeten aanpassen.

We merken dat de narrowcastingschermen in het bedrijfsrestaurant goed worden bekeken, daar komt gewoon het gros van de medewerkers. Hetzelfde geldt voor de facility desk, daar staan mensen te wachten en dan ga je toch sneller in de ruimte om je heen kijken. Op de andere (interne) plekken worden de schermen iets minder bekeken, want daar loop je wat sneller voorbij.

Het gaat echt om de kracht van herhaling. De informatie staat op het intranet, maar we hebben bijvoorbeeld ook kliklijsten op de toiletten waar soortgelijke informatie staat, en dan komt de informatie ook nog op de narrowcastingschermen voorbij. Wat we wel hebben aangepast n.a.v. de enquete is dat we de “fun-dingen” eruit hebben gehaald. Dat hoefde voor veel medewerkers niet. 

Narrowcasting gemeente Amersfoort

Destijds ben jij het narrowcastingproject gestart. Hoe is toen de keuze voor Merit Media tot stand gekomen? Welke criteria waren van belang bij de selectie?
Dan moet ik weer even diep graven, maar volgens mij ben ik gewoon gaan "Googlen" op narrowcasting! We hadden in die tijd ook al een andere leverancier, maar ik heb toen bij jullie informatie en prijzen opgevraagd. Voor mij was het meteen heel duidelijk dat er bij jullie gewoon hele duidelijk communicatielijnen zijn; korte lijnen vind ik heel belangrijk. Dus ja, je kan zeggen dat de prijs-kwaliteitverhouding gewoon heel goed is. En wat ik het allerbelangrijkste vind, is de bereikbaarheid en de service die jullie bieden. 

Wat was de reden voor de aanschaf van een narrowcastingsysteem?
We hadden op dat moment alleen het intranet en waren toch opzoek naar meer communicatiekanalen. We hebben namelijk ook mensen in de buitendienst werken die soms wel naar kantoor komen. Denk bijvoorbeeld aan de boa’s, die zitten ook vaak in de bedrijfskantine. We zochten eigenlijk voor de hele groep medewerkers meerdere kanalen zodat je iedereen kan bereiken. Dat wilden we niet alleen af laten hangen van het intranet. De keuze was toen redelijk snel gemaakt dat daar narrowcasting bij moest komen.

In al die communicatiekanalen die jullie hebben, hoe belangrijk is narrowcasting in vergelijking met de andere kanalen?
Het is lastig om dat echt meetbaar te maken. Het intranet is wel het belangrijkste communicatiekanaal, dat de meeste medewerkers elke dag zien. Dat is echt de basis. Narrowcasting is een verbreding daarop.

Maken jullie naast narrowcasting en het intranet nog gebruik van andere communicatiekanalen?
Jazeker, we hebben op de toiletten namelijk kliklijsten hangen, die je ook in de horeca ziet. Deze lijsten hangen aan de binnenkant van de deur. We maken daar een “boodschappenlijstje” in A4-formaat van. Die wisselen we elke 6 tot 8 weken met “boodschappen” en een soort agenda. Dit zijn wel allemaal interne berichten.

En is dat digitaal?
Nee het is drukwerk. Mensen kunnen hier ook input voor leveren. Daar maken we een interne agenda van; zo zie je wat er op de planning staat de komende maanden. Dit hangen we op alle toiletten, een stuk of 40 á 50. Het is best wel een handeling, maar digitaal is niet handig i.v.m. internet- en stroomvoorziening.

Recent hebben jullie het systeem uitgebreid. In totaal hebben jullie nu 9 schermlocaties voor zowel de interne als externe communicatie. Dat is nogal wat! Hoe hebben jullie dit onderling verdeeld en neemt het beheer veel tijd in beslag?
We hadden eerst enkel interne communicatie. De interne communicatiemedewerkers blijven diezelfde schermen beheren. De uitbereiding betrof externe communicatie; plekken waar dus ook inwoners komen. Die schermen worden beheerd door de betreffende afdelingen. Op die nieuwe plekken hingen eerst ook al narrowcastingschermen, maar via een andere leverancier. Die hebben we nu dus overgezet naar Merit Media.

Je had het al een beetje verteld, maar jullie maken op de schermen weinig gebruik van de kant-en-klare vermakelijke (entertainment) content. Een bewuste keuze dus?
Uit de enquete bleek dat het niet nodig was. We gebruiken nog wel eens wat met de feestdagen. Op de quizjes zitten mensen hier niet zo te wachten. Ze willen vooral informatie over de organisatie lezen.

narrowcasting het_groene_huis_gemeente amersfoort

We bellen en mailen jullie regelmatig over nieuwe content en updates die beschikbaar zijn in het systeem, dus ook heel veel entertainment… Hoe bevalt deze service of vind je het te veel?
Nee, ik vind dat fijn. Ik heb het laatst ook even gevraagd aan mijn collega’s of zij dit ook binnenkregen, en zij kijken er ook altijd naar. Het is een reminder over die ene feestdag die er weer aankomt of “de week van de…”, etc.. Het is een goede stok achter de deur, dat is fijn.

Hoe zorgen jullie ervoor dat het personeel betrokken is of raakt bij jullie digitale communicatie?
Wij vragen regelmatig, ook via de narrowcastingschermen, of medewerkers een bericht hebben die ze graag willen delen met de collega’s. Maar collega’s weten ons goed te vinden; ze komen regelmatig zelf naar ons toe en dan vragen ze het gewoon. Het begint een bekend fenomeen te worden als iemand wat te communiceren heeft vanuit zijn afdeling of project. We houden er wel altijd rekening mee dat bezoekers de schermen ook kunnen zien. Dus we checken wel of de berichten in principe door iedereen gelezen mogen worden. Er komen namelijk ook wel eens (externe) gasten of bezoekers in de bedrijfskantine.

Volgens ons heeft narrowcasting 5 belangrijke functies; Informeren, Stimuleren, Motiveren, Masseren en Adverteren. Welke functies zijn bij jullie van toepassing en waarom?
Informeren sowieso, die is duidelijk. Adverteren doen we niet. Masseren is ook nog wel van toepassing, maar voor ons is het vooral een informatiemiddel.
 We hebben meerdere gebruikers, maar jij bent het vaste aanspreekpunt m.b.t. narrowcasting. Hoe bevalt deze rol?
Ik voel me sowieso wel verantwoordelijk dat het goed loopt maar dat hebben ook mijn collega's die verantwoordelijk zijn voor de content. Dus met elkaar zorgen we voor een goed draaiend systeem.

Hoe verloopt de samenwerking met Merit Media?
Het is fijn hoe jullie ondersteuning bieden, dat zie je niet vaak. Ik heb het vaker meegemaakt bij digitale tools dat wanneer je eenmaal klant bent geworden; de helpdesk ook is opgeheven, even zwart/wit gezegd. Dat is bij jullie absoluut niet het geval. Dat is ook jullie kracht; dat je een goed aanspreekpunt heb, het duidelijk is wie je moet spreken en jullie helpen altijd. Ik hoef maar te bellen en ik krijg snel jou of een collega aan de lijn. Het houdt niet op bij het ondertekenen van het contract, dan begint het juist! Daarin maken jullie het verschil.

Loop je wel eens ergens tegenaan in het CMS-systeem of heb je misschien nog wensen?
Er is iets wat me nu toevallig opviel, nu we er extra schermen bij hebben. De collega’s van die afdelingen hebben van alles gemaakt. Daardoor zie ik een waslijst aan gemaakte content. Ik had voor het eerst de zoekfunctie nodig om mijn eigen presentatie te vinden. Of zie ik iets over het hoofd?

(Hermie, red.) Nou, dit zit zo. We hebben afdelingen gemaakt in het systeem waardoor de gebruikers van de betreffende afdeling enkel en alleen hun eigen narrowcastingscherm kunnen beheren en de eigen content te zien krijgen. Maar jij bent een “beheerder” in het systeem waardoor je rechten hebt voor alle afdelingen. Jij moet namelijk overal bij kunnen, als dat nodig is. Daarom zie je al hun presentaties, maar we kunnen hier wel wat op verzinnen voor je!

Als communicatieadviseur/ad interim werkt je vaker in de overheidssector. Denk je in de toekomst nog vaker met het medium narrowcasting te gaan werken bij andere organisaties?
Ja natuurlijk, ik vind het heel waardevol. Het is soms moeilijk meetbaar te maken, maar het is echt een toevoeging op je interne communicatiekanalen.

Hoe zou je de organisatie Gemeente Amersfoort omschrijven?
Een hele fijne gemeente om voor te werken. Wat ik ook van veel collega’s hoor; een warm bad waar je in terecht komt. Een organisatie waar je echt jezelf kan zijn en waar je dingen uit kan én mag proberen. Er heerst een hele fijne sfeer, dat vind ik heel belangrijk. Voor mij is de cultuur en omgang met mensen belangrijker dan het inhoudelijke werk wat ik doe. Zij maken je werk wel of niet leuk.

We zijn alweer aangekomen bij de laatste vraag… Hoe zou je Merit Media in één zin willen omschrijven?
Merit Media is een heel fijne partner om mee samen te werken. De lijnen zijn kort, jullie zijn proactief en de reactiesnelheid is top!

Tags:

Klant in Beeld

Laatst gewijzigd:

5 januari 2024